La Fundació Hospital Sant Joan de Martorell (FHSJDM) ha dut a terme un procés de digitalització per convertir-se en un hospital sense papers, més sostenible, més productiu i amb una organització de personal optimitzada. El procés s’ha aconseguit amb la col·laboració d’Integrho, la divisió d’AdQualis Human Results especialitzada en el desenvolupament, la implantació i el manteniment d’aplicacions de programari de Recursos Humans.
Gràcies a un procés de digitalització de tota la burocràcia que genera l’Hospital: cites de pacients, expedients i tota la documentació de recursos humans, sumat a la implantació de la signatura digital i del control de presència mitjançant empremta digital, l’Hospital de la mà d’Integrho i Gureak Marketing ha aconseguit millorar en termes de costos i en productivitat –permetent el seu personal dedicar-se a tasques de més valor afegit–. A més, ha reduït la possibilitat d’extraviar documentació.
Manel Tornadijo, director de persones de la FHSJDM, destaca que el projecte ha permès “ser més operatius en Recursos Humans, pel que fa a temps d’atenció a cada canvi de contracte. Cal tenir en compte que nosaltres podem tenir aproximadament 100 canvis per contracte amb un volum de 600 treballadors. Ara tothom pot consultar la seva documentació i signar contractes digitalment i això ha comportat menys consultes presencials”. I assenyala que “les noves incorporacions només han de passar presencialment per l’Àrea una vegada, i a partir d’aquí totes les comunicacions se’ls fan arribar als seus correus”.
A la millora de productivitat, i l’agilitat que ha aportat la implantació de la signatura electrònica, s’hi ha sumat una millor interrelació dels professionals que ha estat possible gràcies a la implementació del Portal de l’Empleat. “S’ha lligat la digitalització del sistema administratiu amb la creació d’un Portal de l’Empleat i amb la signatura electrònica que fa que el document que s’hi rubrica sigui l’oficial i no una còpia. Així mateix, amb la incorporació del Portal els professionals poden consultar nòmines, sol·licitar vacances i altres tipus de consultes pròpies del personal. També dona accés al programa d’acolliment i formacions laborals. En definitiva, és una eina de relació amb el treballador”, afirma Jordi Larré, soci director d’Integrho.
A més, ara també s’ha millorat en la planificació del personal ja que gràcies al control presencial mitjançant empremta digital aquesta informació es bolca directament al sistema d’Integrho que permet organitzar de manera òptima el calendari tenint en compte totes les particularitats d’horaris, guàrdies i dies lliures. Una manera més ràpida, fàcil, accessible i segura d’organitzar a la plantilla.
La FHSJDM, a més, afronta ara aspectes normatius de manera molt més senzilla i transparent i ha millorat la comunicació amb l’Administració, amb el sistema Siltr@ (cotització a la Seguretat Social) i també la relació amb l’OTG (Oficines de Treball de la Generalitat) gràcies a la digitalització dels contractes del personal.
Per a Manuel Álvarez, director gerent de la FHSJDM, “la base de l’èxit d’aquest pla de digitalització ha estat la capacitat d’entesa de les parts, el treball en equip i la predisposició. Si ho pot fer l’Hospital, ho pot fer tothom. Els partners tecnològics han captat les necessitats i així han aconseguit materialitzar la implantació amb èxit”.
Aquest projecte és viu. Per això continuarà adaptant-se a les necessitats del centre i els avenços tecnològics. I afronta ja la fase següent: la classificació i gestió de tota la documentació digitalitzada.